在“小梧桐”的精神需求上團省委也做了努力，根據每個人自身的特點及工作對接情況，工作人員把1072名志願者分為十個組，其中包括重要嘉賓組、酒店及醫療服務組、道路引導組、新聞中心組等，以確保對嘉賓進行最好最優的服務。
“本月12號‘小梧桐’進駐烏鎮開始現場模擬訓練，根據工作內容大家各司其職，並且按照要求落實‘四熟五定’制度，‘四熟五定’即熟悉人員、熟悉崗位、熟悉方案、熟悉場地，同時要定人、定崗、定時、定位、定點，這樣可以讓大家在短時間內熟悉自己的崗位。”王慧琳說。
為了提升大會志願服務管理和服務能力，今年團省委創新推出志願者“神器”——“指揮通”APP，依托移動互聯網、雲計算、地理信息、協同指揮技術，實現智能化指揮調度。王慧琳介紹到，“通過‘指揮通’我們可以精確的把信息、公告、通知傳達到每個志願者的手機上，讓大家第一時間獲取資料，提高了志願者的工作效率。”
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